Politique de confidentialité de la plateforme numérique Aérocompétences

Préambule

Afin de faire la promotion de la formation et des métiers dans le secteur aéronautique, l'université de Bordeaux propose la plateforme numérique Aérocompétences. De part ces diverses fonctionnalités, des traitements de données à caractère personnel relatifs aux utilisateurs sont donc mis en œuvre au travers de ce nouvel applicatif.

A ce titre, les présentes dispositions visent à respecter l'article 12 du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, qui impose que les personnes dont les données sont traitées soient informées de manière concise, transparente, compréhensible et aisément accessible sur la nature des traitements et leurs droits concernant leurs données.

En complément de ce document, vous retrouverez la politique de confidentialité de l'université de Bordeaux en cliquant sur le lien suivant : https://www.u-bordeaux.fr/donnees-personnelles/politique-generale-de-confidentialite

Article 1. – Objet de la politique générale de confidentialité

La Politique générale de confidentialité décrit les modalités selon lesquelles l'université de Bordeaux les dispositions applicables au traitement des données à caractère personnel.

En particulier, le Règlement général sur la protection des données nᵒ2016/679 (ci-après « RGPD »), la Loi informatique et libertés nᵒ 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée par la loi n°2018-493 du 20 juin 2018 et l'Ordonnance n°2018-1125 du 12 décembre 2018, ainsi que toute disposition à venir concernant lesdites données.

Article 2. – Dispositions relatives aux traitements

2.1 – Traitement et finalités

Dans le cadre de la mise en place de la plateforme Aérocompétences, l'université de Bordeaux réalise différents traitements portant sur les Données à caractère personnel des utilisateurs de la plateforme. Dès lors, l'université de Bordeaux s'engagent à traiter des Données à caractère personnel fournies par le ou les utilisateurs des utilisateurs de la plateforme Aérocompétences uniquement pour les finalités suivantes :

• Gestion des profils Aérocompétences des utilisateurs ;
• Gestion des chats communautaires de la plateforme ;
• Gestion des avis des utilisateurs à propos des services, formations, établissements ou expériences ;
• Gestion de la publication des évènements ;
• Gestion des demandes et des réclamations ;
• Gestion des demandes de modification des fiches Entreprise et des fiches Formation ;
• Gestion de la diffusion des offres d'emploi, de stage ou d'alternance ;
• Gestion des cookies mis en place pour le bon fonctionnement de la plateforme.

2.2 – Licéité du traitement

Conformément à l'article L 123-2 du Code de l'éducation, l'université de Bordeaux contribue au développement des supports nécessaires des formations dispensées. Les traitements mis en œuvre, au travers de cette plateforme, se fondent donc sur l'exécution d'une mission d'intérêt public et ce conformément à l'article 6,1, e du RGPD.

2.3 – Catégories de Données

Dans le cadre de la création des profils Aérocompétences, les données à caractère personnel collectées sont les suivantes :

• Nom(s), prénom(s) ;
• Adresse électronique ;
• Métier ;
• Statut ;

Des données à caractère personnel optionnelles peuvent être ajoutées par l'utilisateur. Ces données sont :

• Le CV de l'utilisateur ;
• Le lien vers son profil issu d'autres réseaux sociaux (Exemple : LinkedIn).

Les utilisateurs étant rattaché à une entreprise et créant un profil Aérocompétences via l'espace Entreprise, pourront ajouter les données à caractère suivantes :

• Nom de l'employeur ;
• Poste de travail ;
• Adresse électronique professionnelle ;

Les utilisateurs étant rattaché à un organisme de formation et créant un profil Aérocompétences via l'Espace Formation, pourront ajouter le nom de l'organisme de formation auxquels ils sont rattachés.

2.4 – Personnes concernées

Les personnes concernées par la mise en œuvre de cette plateforme sont :

• Les étudiant inscrits à l'université de Bordeaux ;
• Les recruteurs des entreprises spécialisées dans le secteur de l'aéronautique ;
• Les représentants des organismes de formation
• Ainsi que tout utilisateur désirant créer un compte.

2.5 – Les durées de conservation

La durée de conservation de vos données à caractère personnel varie en fonction de la finalité de leurs collectes.

• Les profils Aérocompétences seront supprimés au bout de deux (2) ans à partir de la dernière activité réalisée sur la plateforme. L'ensemble des données et des documents intégrés au profil seront également supprimés ;
• Les messages issus des chats communautaires seront conservés pendant trois (3) ans ;
• Les avis des utilisateurs sont conservés jusqu'à la désactivation de leur compte. Les avis sont conservés par la suite mais toute données à caractère personnel reliée à l'avis est supprimée afin d'éviter toute réidentification de l'ancien utilisateur ;
• Les données à caractère personnel traitées au travers de la publication d'évènements seront supprimées dès la finalisation de l'évènement concerné ;
• Vos demandes de modification ainsi que vos réclamations sont conservées pendant un (1) mois à partir de la date de la réalisation de la demande.

3- Responsabilités de l'université de Bordeaux

Dès lors, l'université de Bordeaux s'engagent à traiter des Données à caractère personnel fournies par le ou les utilisateurs de la plateforme uniquement pour les finalités citées à l'article 2.2 du présent texte.

L'université de Bordeaux s'engage notamment à :

• Traiter de telles Données uniquement si cela est requis pour l'exécution des finalités listées ci-après et tel qu'autorisé ou exigé par la loi ;
• Garder les Données à caractère personnel strictement ;
• Prendre les mesures de sécurité organisationnelles, physiques et techniques appropriées afin de protéger les Données à caractère personnel ;
• N'effectuer aucun transfert des Données à caractère personnel hors UE

4 - Sécurité et confidentialité des données

4.1 Engagements de l'université de Bordeaux

L'université de Bordeaux met en œuvre toutes les mesures matérielles, techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la protection des Données à caractère personnel, et s'engage à faire évoluer celles-ci afin que lesdites mesures soient constamment conformes à l'état de l'art.

L'université de Bordeaux met notamment en place des restrictions d'accès logiques et physiques ainsi que des protections réseau nécessaires pour assurer la sécurité des Données à caractère personnel, ainsi que tout dispositif nécessaire pour assurer la traçabilité des traitements. Il assure la sécurité des données conservées sur ses propres serveurs, ou sur les serveurs de prestataires de confiance agréés pour la conservation des données et documents d'activité produits et reçus par les personnes publiques. Conformément à la réglementation en vigueur, aucune donnée, aucun document, issus des activités de l'université de Bordeaux et contenant des données à caractère personnel ne seront conservés sur des serveurs situés hors du territoire national.

Aux fins d'assurer la sécurité des données, l'université de Bordeaux peut se faire assister par tout tiers de son choix pour procéder, chaque fois qu'elle l'estimera nécessaire, à des tests de vulnérabilité.

L'université de Bordeaux s'oblige à faire respecter la sécurité et la confidentialité des Données à caractère personnel par les membres de son personnel. Il s'engage à informer son personnel que tout agent public ou salarié de l'établissement s'apercevant qu'il est destinataire de Données qui ne devraient pas lui être adressées ou qui a accès à des Données qu'il ne devrait pas avoir à connaître, est tenu d'en informer sans délai le Délégué à la protection des données de l'université de Bordeaux, établissement de rattachement.

4.2. Stockage des données

L'ensemble des données à caractère personnel et les documents transitant au sein de la plateforme sont stockés dans les serveurs sécurisés de l'université de Bordeaux.

L'université s'engage également à conserver dans une durée limitée les données à caractère personnel ainsi que les documents transitant au sein de la plateforme. Pour rappel, les possibilités de suppression et d'effacement pour assurer la protection des droits ne sont ouvertes qu'aux données et documents non concernés par l'archivage à visée légale ; lequel prévoit toutes les mesures nécessaires pour en assurer la confidentialité ;

L'université de Bordeaux s'engage à informer, au moment de la collecte initiale, les personnes concernées au sujet des traitements d'archivage possibles (à visée légale et/ou historique) sur leurs données.

5 – Gestion des cookies

L'université de Bordeaux s'engage à respecter la réglementation en matière de cookies. Un cookie (ou autre traceur) est un fichier texte stocké sur le disque dur de votre terminal (ordinateur, tablette, mobile) par le biais de votre logiciel de navigation à l'occasion de la consultation de notre plateforme.

A ce titre, des cookies de session sont implantés sur le terminal (ordinateur, tablette, smartphone, etc.) de l'utilisateur. Ces cookies demeurent nécessaires pour le bon fonctionnement de la plateforme.

Conformément à la réglementation, ces cookies ne nécessitent pas le recueil du consentement des utilisateurs. Un bandereau de cookies listant ces traceurs et leurs fonctionnalités sera présent au cours de la navigation.

6 – Registre de traitement

En application de l'article 30 du RGPD, l'université de Bordeaux tient un registre de tous les traitements de données à caractère personnel auxquels elle procède. A ce titre, l'ensemble des traitements opérés dans le cadre de la mise en œuvre de cette plateforme seront recensés au sein du registre de traitement de l'université de Bordeaux.

7 – Transferts de données

Dans le cadre la mise en place de la plateforme, aucun transfert de données à caractère personnel n'est réalisé. La gestion de la plateforme est entièrement assurée par les services de l'université de Bordeaux.

8 - Délégué à la protection des données

Depuis 2018, l'université de Bordeaux a désigné un Délégué à la protection des données qui peut être contacté par mail à l'adresse suivante : dpo@u-bordeaux.fr

9 - Droits afférents au traitement des données

9.1 Enoncé des droits

Conformément à la réglementation en vigueur, la Personne concernée dispose des droits suivants :

• Droit d'accès aux Données (RGPD, art.15) : droit d'obtenir les informations détenues par l'université de Bordeaux ;
• Droit de rectification des Données (RGPD, art. 16) : droit de demander la modification d'informations inexactes ou incomplètes ;
• Droit d'effacement des Données (RGPD, art.17) pour l'un des motifs suivants : données n'étant plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, opposition au traitement des Données dès lors qu'il n'existe pas de motif légitime impérieux pour poursuivre celui-ci, données faisant l'objet d'un traitement illicite ; données devant être effacées pour respecter une obligation légale ;
• Droit à la limitation du traitement des Données (RGPD, art.18) ;
• Droit à la portabilité des Données lorsque celles-ci font l'objet de traitements automatisés fondés sur leur consentement ou sur un contrat (RGPD, art. 20) : obtention des Données à caractère personnel fournies à l'Université de Bordeaux, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine aux fins de transmission à un autre responsable de traitement ;
• Droit d'opposition au traitement des Données (RGPD, art. 21) à tout moment ;
• Droit de retrait de son consentement (RGPD, art. 13-2-c).

Il est expressément rappelé que la suppression des Données à caractère personnel et que l'anonymisation de celles-ci, qui empêchent toute identification de façon irréversible, ne permettent pas l'exercice de tous les droits ci-dessus exposés.

9.2 Exercice des droits

Toute personne concernée par le traitement de ses Données à caractère personnel peut exercer ses droits par courriel à l'adresse suivante : dpo@u-bordeaux.fr

10- Saisine de l'autorité de contrôle

La personne concernée qui considère qu'un traitement de Données à caractère personnel a été effectué en violation de ses droits peut déposer une plainte auprès de la CNIL à l'adresse suivante : CNIL, 3, place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 ou en ligne.

11- Violation des données

L'université de Bordeaux s'engage à notifier à la CNIL, dans les conditions prescrites par les textes, toute violation de Données à caractère personnel.

En cas de risque élevé du fait de ladite violation pour les Personnes concernées, l'université de Bordeaux s'engage à en informer ces dernières, ainsi qu'à leur fournir toute recommandation utile.

12 - Réquisition

Il est rappelé que l'université de Bordeaux se doit de transmettre les Données sur réquisition à toute autorité administrative, de police ou judiciaire habilitée.

13 - Modifications

La présente Politique générale de confidentialité peut faire l'objet de modifications à tout moment, en cas d'évolution législative ou jurisprudentielle, ainsi que du fait de décisions et recommandations de la CNIL ou des usages qui s'établiraient.

L'université de Bordeaux se réserve aussi le droit d'apporter à la présente Politique générale de confidentialité toutes les modifications qu'elle jugera utiles.

Toute modification donnera lieu à une mise à jour de la date de validité en tête de la présente Politique générale de confidentialité

Il est rappelé que l'université de Bordeaux se doit de transmettre les données à caractère personnel sur réquisition à toute autorité administrative, de police ou judiciaire habilitée.